Инфографиканы жасаған – Зәуреш Смағұл, «ЕQ»
Тарихи құжаттарды сақтау, оны келешек ұрпаққа жеткізу үлкен міндет екені сөзсіз. Сондықтан Мемлекет басшысы Ұлттық құрылтайда аталған саланы цифрландыру ісінің маңызды екенін атап көрсетті.
Алқалы жиында көптеген салмақты ұсыныс пен бастама алға тартылғанына куә болдық. Мұндай басқосудан кім-кімнің де жағымды жаңалық, болашаққа бағыт-бағдар боларлық жарық сәуле күтетіні белгілі. Осы тұрғыдан келгенде, бұл құрылтайдың біз үшін жөн-жосығы бөлектеу сезілді.
Президент Қасым-Жомарт Тоқаев: «Үкімет қолда бар орасан зор деректерді, соның ішінде архивтік, анықтамалық мәліметтерді, ғылыми зерттеулерді, иллюстрациялар мен фотосуреттерді, музыкалық шығармаларды және өнер туындыларын цифрлық форматқа көшіру жұмысын бастап кетті. Ұлттық цифрлық архив құрып, оны еліміздегі және шетелдердегі нейрожүйе жасаушылардың еркін пайдалануына мүмкіндік беру керек. Кейінгі жылдары ұлттық бірегейлігіміздің маңызды факторы – тарих ғылымының дамуына ерекше көңіл бөліп жатырмыз», деді. Мемлекет басшысы қозғаған тоғыз бастаманың санатында Ұлттық цифрлық архив құру идеясының болуы архившілерге үлкен жауапкершілік жүктейді. Осы орайда қағаз үлгісіндегі құжаттарды цифрлық форматқа көшіріп, көпшілікке қолжетімді ету ерекше маңызға ие.
Мемлекет басшысының осы ұстанымын ескерсек, цифрландыру дегеніміз – белгілі бір межені бағындырғаннан кейін де әрі қарай үздіксіз дамып, жалғасын таба беретін ауқымы кең өте маңызды іс. Бұл ретте Астана қаласы мемлекеттік архиві қызметінің көмегіне жүгінетін азаматтар аз емес. Мысалы, олардың арасында зейнетақысын есептеу бойынша даулы жағдайларға тап болған жандар, әкімшілік айыппұлдар бойынша түсіндіру жұмыстарына зәру тұлғалар, үй мәселелерін шешуге қатысты құжат талап ететін тұрғындар кездесіп жатады. Осының бәрі ұзақ талқылауды, егжей-тегжей мұқият зерделеуді қажет етеді. Өйткені бұл – адам тағдырына, көмекке зәру жанның жанайқайына қатысты мәселелер.
Әрбір тұлға мұнан былайғы уақытта өзіне қажет мәселе бойынша өтінішін үйден немесе кеңседен шықпай-ақ бізге жолдай алады. Яғни электронды өтініш беру арқылы азаматтар, біріншіден, уақытын зая кетірмейді, ешқандай әуре-сарсаңға түспейді, екіншіден, қай жерден жолданған өтініш болсын, жауапсыз қалмайды. Сонымен қатар тұлғалар мемлекеттік қызметтерді, оның ішінде «архивтік анықтамалар, архивтік құжаттардың көшірмелері немесе архивтік үзінді көшірмелер беру» қызметін онлайн режімде, электрондық қызметтер порталы көмегімен де алу мүмкіндігіне ие. Еgov.kz порталы арқылы өтінім берудің артықшылығы көп. Болашақта цифрландыру аясы мұнан да кеңейіп, құжаттардың дені онлайн форматта оңай қолжетімді бола түседі деген үміттеміз.
Бүгінде Астана архивінде 409 359 сақтау бірлігін құрайтын 758 қор бар. 2020 жылдан бастап архив базасында ерекше құнды құжаттардың тармақтарын қалпына келтіру мақсатында толыққанды зертхана, жылжымалы сөрелер іске қосылды, радиотегтерді пайдалана отырып, деректерді қашықтан автоматты түрде жинау және өңдеу технологиясы ДӨО (деректерді өңдеу орталығы) жұмыс істеуде, ерекше құнды құжаттар бойынша сақтандыру қоры құрылды, бағдарламалық-аппараттық кешенді жаңғырту қолға алынды, орнатылған заманауи автоматтандырылған жүйесі бар архив қоймасы RFID (радиометкалар) жұмыс істейді. Астана мемлекеттік архиві жыл сайын Ұлттық архив қорының архив құжаттарын мемлекеттік сақтауға жоспарлы қабылдау жұмысына тыңғылықты қатысады.
«Архив-2025» кешендік жоспары және «Цифрландыру, ғылым және инновациялар есебінен технологиялық серпіліс» ұлттық жобасы бойынша архивтік құжаттарды цифрландыруды қамтамасыз ету мақсатында цифрлық көшірмелер жасауға ерекше көңіл бөлінеді. Архивтегі қағаз түріндегі құжаттардың санына келсек, 31 542 280 парақтан тұратын 409 359 сақтау бірлігі бар. 2018 жылдан бастап қазіргі кезең аралығын қамтығанда, жалпы саны 71 768 сақтау бірлігі (6 569 985 парақ) электронды форматқа өтті, яғни бұл құжаттардың 17,7% пайызы дегенді білдіреді. Архивтегі цифрланған құжаттар туралы тағы бір мынадай нақты мысалды айта кетуге болады. 2024 жылдың көрсеткіші бойынша 4 335 сақтау бірлігінен 560 210 парақ (құжаттардың электрондық көшірмесі) цифрлы форматқа өтті. Цифрланған құжаттарды индекстеу тұрақты түрде жүргізіліп, 1 131 іс индекстеліп, ақпараттық жүйеге жүктелді.
Цифрланған құжаттардың басым бөлігі аса құнды қорлардан бастау алады. Бұлардың қатарында 241-қор, «Ақмола округтік атқарушы комитеті Кеңестерінің жұмысшы, шаруа және Қызыл әскер депутаттары» 1927–1930 жж. 244-қор, «Ақмола уездік атқарушы Кеңестерінің жұмысшы, шаруа және Қызыл әскер депутаттары комитеті» 1920–1928 жж. 250-қор, Ақмола уездік революциялық комитеті, Целиноград Халық депутаттары Кеңесі және оның атқару комитеті, Целинный аудандық кеңесінің атқару комитеті, Астана қаласы әкімдігі аппараты, Астана қаласының мәслихаты, «Целиноградсельмаш» өндірістік бірлестігінің «Қазақсельмаш» зауыты және т.б. бар.
Жалпы, Архив материалдарының көп бөлігі – әлі де қағаз түріндегі құжаттар. Қордағы барлық құжатты бірден цифрлық үлгіге айналдыру мүмкін емес. Өйткені қор жинау ісі – жыл сайын жаңғырып, үздіксіз толығып отыратын дамылсыз үдеріс. Қазіргі таңда мемлекеттік және ведомстволық архивтер қызметінің негізгі процестерін, архив ісі саласында мемлекеттік қызметтер көрсетуді автоматтандыру мақсатында «Электрондық құжаттардың бірыңғай архиві» («Е-Архив») ақпараттық жүйесі пайдалануға енгізіліп, жұмыстар жүргізіліп жатыр. Сондай-ақ бұған дейін қолданыста болған «Архив» ААЖ қызмет көрсетеді. Құжаттарды цифрландыру, яғни архивті сканерлеу, оларды пайдаланудың ыңғайлылығын қамтамасыз ету, архив құжаттарын интернет желісіне орналастыра отырып, ғылыми айналымға енгізу үшін бірқатар жұмыс жүргізілді.
Архив құжаттарын цифрландыру барысында бағдарламалық-аппараттық кешеннің болуы, сканерлеу операторларының біліктілігі және қажетті нормативтік-әдістемелік құжаттама талап етіледі. Құжаттардың құрамы, олардың ерекшеліктері цифрландыру кезінде барынша ескеріледі. Мысалы, бетінің пішімі, түсі, тығыздығы және құрылымы бойынша ерекшеленетін құжаттар болады, бұл цифрландыру жылдамдығына айтарлықтай әсер етеді. Архив ісінде А4 форматындағы құжаттармен бірге басқа форматтағылар да (А2, А3, А5 және одан аз) болуы мүмкін. Атап айтсақ, жоспарлар, есептер, схемалар, сметалар, тізімдер, мәліметтер, карталар, анықтамалар. Сонымен қатар, қазіргі заманғы форматтық жүйенің талаптарына сәйкес келмейтін құжаттар да кездеседі.
Қолға ұстауға рұқсат етілмейтін көне мұраларды сақтаудың өзіндік тәртібі бар. 2022 жылы 14 ақпанда шыққан №3 бұйрыққа сәйкес сала министрлігінің архив істері және құжаттаманы басқару комитеті Ұлттық архивпен бірлесіп «Архив құжаттарын цифрландыру жөніндегі әдістемелік ұсынымдар» жобасын талқылау жөніндегі жұмыс тобы құрылды, онда құжаттарды қағаз форматтан электронды нұсқаға ауыстыру ұсынымдары, цифрландыру үдерісіне қойылатын талаптар және т.б. мәселелер қарастырылды.
Құнды құжаттарды цифрлық форматқа көшірерде мамандарға түпнұсқаларға өте сақ, мұқият қарау, құжат беттеріне зақым келтірмес үшін цифрландыру жабдықтарын дұрыс қолдану сынды талаптар қойылады. Сканерлеу операторына үлкен жауапкершілік жүктеледі, ол құжаттың қандай күйде екенін көріп, мейлінше құжатты дер кезінде қалпына келтіруге мүдделі болуға тиіс. Ал сканерлеу учаскелерін құжаттарды сақтауға арналған сөрелермен жабдықтаған жөн.
Соғыс және соғыстан кейінгі кезеңдегі, дәлірегі 1940–1950 жылдар аралығындағы мұрағаттарда гетерогенді шығу тегі бар құжаттар жиі кездеседі. Сол кезеңге тиесілі құжаттардың едәуір бөлігі ұйымдастырушылық-басқарушылық құжаттарды қоспағанда, дәптерлердің парақтарына, картон қағаздарға жазылды. Мысалы, журналдар мен газеттердің сыртына таңбаланған құжаттар да сақтаулы. Сондай-ақ мұрағат істерінде өшіп бара жатқан және мәтіні көлегейленген мұралар бар. Оқылуы қиын, өше бастаған құжаттарды цифрландыру кезінде тиісті әдістер қолданылады. Архив құжаттары шаңсорғыштан кейін цифрландыруға берілсе де, тозған қағаз бөлшектері сканердің тетіктеріне кері әсер етеді. Сол үшін сканерлеу операторы машинаның жүктемесіне байланысты оны тазалап отырады. Сканерлеу бөлмесі тікелей күн сәулесінен қорғалуы керек. Өйткені олар құжаттарға зиян келтіруі мүмкін және монитор экранындағы кескіндердің сапасын тексеруді қиындатады. Сонымен қатар шаң да құжатқа, сканерлеу сапасына әсер етуі мүмкін. Бөлмеде инфрақызыл және ультракүлгін сәулелену көздері болмауы керек. Өрт қауіпсіздігіне ерекше назар аударылады.
Қорыта айтқанда, елордалық архив ақпаратты сақтау мен басқаруда тиімді жұмыстар жүргізіп келеді. Өйткені қазір архивтік құжаттардың сақталуы мен қолжетімділігі өте маңызды.
Жангелді БИМОЛДИН,
Астана қаласы мемлекеттік архивінің директоры
