Мұрағат ісі Мұзды мұхитқа кеме салғанмен бірдей

Тағылымы мол тарихымызбен, ұлы бабалардың ұлағатты өмірінен алар тәлімімізбен біз алдағы асулардан алқынбай асамыз.

Н. НАЗАРБАЕВ.

Ел тарихындағы жеңістер мен жеңілістер, қателіктер мен жетістіктер, этностардың тұрмысы мен мәдениеті, Қазақстанның егемендік алуы, бәрі-бәрін айғақтайтын дереккөзі – мұрағаттарда. Бұл құжаттар саясат пен экономиканың, идеология мен мәдениеттің басты құралы болып саналады. Ұлттың генетикалық коды – дәстүр мен мәдениеттің қайнар көзі мұрағаттарда сақталғандықтан, азаматтардың өткені мен бүгінін білуге деген құштарлығы, күнделікті тіршілікте жекелеген құжаттарға қол жеткізуге ұмтылысы қашанда бірінші орында тұрған қажеттілік болып келген және мұнан кейін де мән-маңызы артпаса еш кемімейді. Мұрағаттық анықтама сұраған толассыз сұраныстар легі, мұрағаттардың оқу залдарындағы зерттеушілердің саны, құрамы осы ойды растай түседі. Бүгінде біздегі мұрағаттарға тіпті бірталай шетелдерден, мысалы айтатын болсақ, АҚШ, Жапония, Канада, Еуропа мен Азия елдерінің зерттеушілері қызығушылық танытып отыр. Қазақстан мемлекеті мұрағат ісі сала­сындағы халықаралық ұйым – Халық­аралық мұрағаттар кеңесінің, сондай-ақ, оның Еуразиялық өңірлік бөлімшесінің толық мүшесі болып есептеледі. Айта кетейік, Халықаралық мұрағаттар кеңесі Еуразиялық өңірлік бөлімшесінің 2014 жылғы кезекті 15 конференциясы Қазақ елінде өтеді деп жос­парланып отыр. Еліміз өзінің ғасырлар бойғы тарихына қатысты құнды деректерді берісі Өзбекстан мен Ресейдің, әрісі АҚШ, Венгрия, Польша, Түркия, Египет сияқты бірталай елдердің архив қоймаларынан анықтап, қорды жекелеген құжаттар көшірмелерімен толықтыруда. Бүгінгі таңда біздегі мемлекеттік мұрағаттар жүйесінде 221 мемлекеттік мұрағат мекемесі жұмыс істейді. Биылғы 1 қаңтардағы жағдай бойынша Ұлттық мұрағат қорының және жеке құрам бойынша құжаттардың көлемі 22 605 820 сақтау бірлігін құрап отыр. Бұл соңғы төрт жүз жылдағы Қазақстан аумағында жұмыс істеген және жұмыс істейтін 66 мыңнан астам ұйымның құжаттарын біріктіреді. Ал Тәуелсіздік жылдары мұрағаттық сақтаудағы құжаттардың жалпы көлемі екі есеге дейін артқаны бұл салаға үлкен жауапкершілік артылып отырғанын көрсетеді. Ұлттық мұрағат қорын толықтыру көздері 15 000-нан аса мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарды құрайды. Сонымен қатар, жыл сайын мемлекеттік мұрағаттар 350 мыңнан астам істер мен құжаттарды сақтауды өз жауапкершілігіне алады. Мұрағат құжаттары негізінде жыл сайын 300 мыңнан астам азаматқа, оның ішінде, шетелдік 30 мың азаматқа әлеуметтік-құқықтық сипаттағы мұрағаттық анықтамаларды беру бойынша мемлекеттік қызмет көрсетіледі. Республиканың және оның өңірлерінің саяси, экономикалық, мәдени даму мәселелері жөніндегі ұйымдардың сұраныстары бойынша 30 мыңнан аса сұраныс орындалады. Мемлекеттік мұрағаттардың оқу залдары арқылы пайдаланушыларға 1 млн.-нан астам іс беріледі. Қазіргі таңда стратегиялық ақпараттық қорды пайдаланудағы қиындықтар негі­зінен мұрағат мекемелерінің мекенжайын білмеуден, жер шалғайлығынан, жедел іздестіру мен құжаттарды сәйкестендіруге қажетті телекоммуникациялық жүйелердің әлі толық жұмыс істемеуінен, сондай-ақ, құжаттардың толық сақталмауынан келіп туындайды. Бұған қоса, мұрағат құжаттарын ғылыми сипаттау мен оларды тақырыптық тұрғыдан талдап-жүйелеу ісі жоғарғы деңгейге жете алмай отыр. Республиканың мемлекеттік мұра­­ғаттарындағы басқару құжаттамасының 12 654 606 сақтау бірлігінен электрондық тұрпатқа көшірілгені – 45 878 құжат (жалпы көлемінен 0,3%), жеке құрам бойынша 6 миллионнан астам істен 4 440 іс (0,07%) сандық жүйеге ауыстырылды. 4,5 миллионнан астам карточканың тек 70 мыңға жуығы ғана (1,5%) сандық нысанға көшірілді. Мұрағат ісінің ілгерілеу деңгейі мемлекеттің жалпы даму ырғағына ықпал етпей тұрмайтыны белгілі, өйткені, нарықтық экономикада құжаттық ақпараттың, яғни мұрағаттық құжаттардың орасан зор рөл атқаратыны мәлім. Елбасының отыздыққа ену идеясы, ең алдымен, мұрағаттық құжаттарды, оның ішінде жеке және заңды тұлғалардың заңды құқықтары мен мүдделерін қорғауға қажетті мұрағаттық ақпараттармен қамтамасыз етуді көздейді. Ал жұртшылық тарапынан еңбек өтілі, еңбекақы көлемі, оқуы, әскердегі өтілі, тұрған жері және басқа да дәстүрлі сұрау салулардан басқа, жер телімдерін беру, күрделі қаржы жұмсалымы, ұйым атауының және меншік түрінің өзгеруі және тағы да басқа тақырыптық сипаттағы сұрау салулардың жылдан-жылға көбейе түсуінен мұрағаттың халыққа қызмет етудегі рөлі барынша айқындалып отыр. Алайда, өкінішке қарай бүгінде мемлекеттік мұрағаттар әрбір төртінші сұраныс бойынша қанағаттанғысыз жауап беруге мәжбүр. Мұндай жағдай азаматтардың наразылығын тудырмай қоймайтыны түсінікті және олар Мемлекет басшысына дейінгі түрлі деңгейдегі билік орындарына шағымданып жатады. Мұндай жағдайлардың орын алуы­на негізінен құжаттарды заңсыз жою себеп болып табылады, әсіресе, ондай келеңсіздік заңды тұлғаларды қайта құру немесе жою кезінде ұшырасып қалады. Тағы бір себебі, құжаттарды ведомстволық және жеке сақтау кезінде жоғалып кетуі мүмкін. Осылайша, жеке және заңды тұлғалардың заңды құқықтары мен мүдделерін қорғауға қажетті құжаттар мемлекеттік сақтауға түспей қалып жатады. Іс жүзінде мұндай өрескел жағдайлардың өсу үрдісі байқалуда. «Ұлттық мұрағат қоры және мұрағат­­тар туралы» Қазақстан Республикасы Заңы­ның 8-бабының 3-4-тармақтары бойын­ша заңды тұлғалар қайта ұйымдастырыл­ған кезде ұлттық мұрағат қорының құжат­тары мен жеке құрам бойынша құжаттар өңделген күйде құқық мұрагерлеріне беріледі, одан әрі сақталатын орны туралы шешімді уәкілетті органмен келісе отырып, тарату комиссиясы және конкурстық басқарушы қабылдайды. Сонымен қатар, «Қазақстан Республикасының Еңбек туралы» кодексінің 23-бабында жұмыс беруші заңды тұлға қайта құрылған кезде мемлекеттік мұрағатқа құжаттарын өткізуді міндеттейтін норма бар. Бірақ, өкінішке қарай бұл нормаларды кейбір заңды тұлғалар барлық уақытта ескере бермейді. Соның салдарынан мысал үшін айтатын болсақ, Қазақ академиялық университеті қайта құрылған кезде, ректордың өндірістік қызмет бойынша және оқытушылар мен студенттердің жеке құрам бойынша бұйрықтары, қызметкерлер мен студенттердің жеке істері, студенттердің тізімдері, университет қызметкерлеріне еңбекақы төлеу кітаптары, жылдық бухгалтерлік есептер және басқа да маңызды құжат­тар жойылып кеткен. Мұндай жағдай Спорт комитетінің мұрағат құжаттарын­да да орын алған. Ғылыми-техникалық өңдеу барысында тұрақты сақтауда­ғы және 1991-2011 жылдардағы жеке құ­рам бойынша 49 істің жоғалғаны анық­тал­ды. Бұлар негізінен қызметкерлер­дің еңбек ақыларын есептеу бойынша бұйрықтар мен дербес шоттары сияқты маңызды құжаттардан тұрады. Алматы қаласында жүргізілген қайта құрулар барысында «Алматыжилстрой» трестінің СМУ-9 және СМУ-39 ұйым­дарының қызметіндегі барлық жылдар бойынша құжаттары түгел дерлік жоғалған және бұл жағдай тек бірлі-жарым фактімен ғана шектелмейді. Облыстық деңгейде мысал келтіретін болсақ, 2012 жылы Павлодар облыстық мұрағатына қабылданған 119 мекеме, ұйымдар мен кәсіпорындардың 67-сінің, яғни 56,3 пайызының құжаттары қанағаттанарлықсыз, толық емес күйде өткізілген. Құжаттардың толық болмауы жөнінде адам сенгісіз фактілерді алға тартады, мысалы, «көшіп-қону кезінде сақталмаған», «алдындағы басшы өткізбей кеткен», «өртеніп кеткен» т.с.с. желеулерді тосады. Құжаттардың жоғалып кетуіне, заң талаптарының бұзылуына ешкім нақты жауап бермейді. Тағы бір мысал, Астана қаласы бойынша 2014 жылдың алғашқы тоқсанында 1216 жеке тұлға мемлекеттік мұрағатқа сұрау салса, оның 253-і құжаттар сақталмағандығы жөнінде жауап алған. Іс жүзінде жеке немесе заңды тұлғалар қызмет барысында мұрағаттық құжаттардың сақталуын қамтамасыз ете алмағаны үшін жауапкершілікке тартылмайды, заң талаптарын бұзғандығы үшін жазаланбайды. Ал «Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы» Қазақстан Республикасы Заңының 27-бабының 1-тармағында «Мұрағат ісі жөніндегі заңдарды бұзуға кінәлі болған жеке және заңды тұлғалар Қазақстан Республикасының заңдарына сәйкес жауапты болады» деп тайға таңба басқандай анық көрсетілген. Осы ретте жақында Парламент Мәжілісінің отырысында талқыланған «Әкімшілік құқық бұзушылық туралы» кодекс жобасына Д.Назарбаева, Г.Ихсанова, О.Асанғазы, Н.Сабильянов, А.Смайыл сияқты халық қалаулыларының жеке және заңды тұлғалардың мұрағат заңнамасын бұзғаны үшін әкімшілік ықпал ету механизмін бекіте отырып, әкімшілік жауапкершілік нормаларын енгізу жөніндегі берген ұсыныстары көңіл қуантады. Мұрағат саласындағы заңнамалық бұзушылықтың алдын алу мақсатында бұл жобаға Ұлттық мұрағат қорының құжаттары мен жеке құрам бойынша құжаттар уәкілетті немесе жергілікті атқарушы органның (республикалық маңызы бар қаланың, астананың) келісімінсіз жойылған жағдайда лауазымды тұлғалар жиырма айлық есептік көрсеткіш, ал заңды тұлғалар қырық айлық есептік көрсеткіш мөлшерінде айыппұл төлейтін тармақ енгізіліп отыр. Мұрағат саласының айта берсе мұңы мұнан да көп. Тағы бір айта кететін жайт, мұрағат үшін арнайы салынған ғимараттарды облыс орталықтарынан ғана кезіктіресіз, оның өзінде көпшілігі кешегі кеңестік кезеңде салынғандықтан қайта жаңғыртуды талап етеді. Аудандық деңгейдегі мұрағат мекемелерінде құжаттардың сақталуына қажетті жағдай жасау мәселесі әлі күнге өткір күйінде қалып отыр. Өйткені, олар да температуралық-ылғалдылық режімін толық сақтауға жауап бермейтін ғимараттарда орналасқан. Мысал үшін айтатын болсақ, Қарағанды, Қызылорда, Павлодар, Шығыс Қазақ­стан облыстарының мемлекеттік мұрағаттарының мұрағат қоймалары 100 пайыздан асып, толып кетіп отыр. Бұл да келешекте ойлантпай қоймайтын жағдай. Тарихымызды зерттеп-зерделейтін білікті мамандардың қашанда бас сұғып, табан тірейтін орны һәм іздейтін дереккөзі қашанда мұрағат болып табылады. Сондықтан, тарихи дерек пен көнеден қалған әрбір құнды мұраны талапқа сай сақтай алудың өзі үлкен сын болмақ. Қазіргі таңда дүниежүзі бойынша ақпараттар ұйымы сандық форматта жасалып, пайдаланылып жатқанда, өкінішке қарай, кейде біздегі ақпараттар жоғалып кетіп жатады. Себебі, мұрағат саласын жаңа технологиямен жабдықтауда, бағдарламалық қамтамасыз етуде артта қалушылық жиі байқалады. 1998 жылы «Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы» Қазақстан Республикасы Заңының қабылдануы Қазақстандағы мұрағат ісінің дамуына едәуір қозғау салды, нормативтік талаптарды бірыңғайлауға мүмкіндік жасады. Мұрағат ісін дамытудың 2004-2006 жылдарға, 2007-2009 жылдарға арналған бағдарламалары қабылданды. Бұл екі бағдарламада да үлкен қаржылық қолдау болмағандықтан, мемлекеттік мұрағаттардың жай-күйіне ықпал ете алған жоқ, ең бастысы, мұрағат саласын ақпараттандыруды бастай алмады. Электрондық құжат айналымы жүйе­сі құрылды, бірақ оның логикалық қоры­тындысы, яғни, электрондық құжаттарды мемлекеттік сақтау жүйесі жасалған жоқ. Мемлекеттік органдарда ақпарат­тық тех­нологияны әрі қарай дамыту республика бойынша қазіргі заманға сай ақпараттық-коммуникациялық инфра­құрылым болмауы салдарынан мемлекеттік басқару жүйесіндегі қағазсыз құжат айналымының толық циклі қалыптаспайды, электронды құжаттарды пайдалануды неғұрлым сапалы және қарқынды жүргізу тағы мүм­кін емес. Осы ретте электрондық мұра­ғат­тар­дың бірыңғай жүйесін құрудың мәні зор. Бүкіл әлем бұл мәселеге орай өз та­лап­­­­тарын ұсынып бағуда, өйткені, замана ағы­мына ілесу үшін дүниеде болып жатқан барлық өзгерістер мен жаңалық­тарды назарда ұстап отыру керек, яғни қоғамның тынысы мен тамырын тап басып байқай білудің маңызы зор. Бүгінгі таңдағы ақпа­раттық нөпірдің үстем бола тү­суі оларды өте талғампаздықпен ірік­теп, сақ­тауды талап етіп отыр. Және оның едәу­ір бөлігін сақтау мұрағаттарға жүктел­ген. Жыл сайын электрондық құжаттардың үлес салмағы артып келеді, көптеген ұйымдар мен мекемелердің қызметі электрондық құжаттармен рәсімделеді. Сонымен қатар, жұртшылыққа «Элек­тронды Үкімет» арқылы мемлекеттік қызмет көрсету қалыпты жағдайға айнал­ған. Сол сияқты «Бірыңғай электрондық мұрағат» жүйесін құру да жұртшылықтың мұрағат құжаттарына қол жеткізуін жеңілдетер еді. Бүгінде бұл мәселені шешу мақсатында Байланыс және ақпарат агенттігі мемлекеттік, ведомстволық, басқа да түрлі деңгейдегі мұрағаттарды біріктіретін Электрондық мұрағаттардың бірыңғай жүйесін құру жөніндегі тұжы­рымдама әзірлеуде. Аталмыш ақпараттық жүйенің техникалық-экономикалық негіздемесі «Ұлттық ақпараттық технологиялар» акционерлік қоғамы мамандарымен бірлесе әзірленіп, тиісті мемлекеттік органдарға қарауға жіберілді. Қай істе де жеке-даралық болмаса жүйесіздік ертелі-кеш өзінің кері әсерін тигізбей қоймайды, мұндай жағдайлар мемлекеттік саясаттың бірлігіне нұқсан келтіруге, бюджеттік қаражаттың тиімсіз жұмсалуына, орталық пен аймақтар байланысының әлсіреуіне, құжаттау үдерісін жаңғырту мен мұрағат саласын нарыққа бейімдеуде күтпеген қиындықтарды туғызуы әбден мүмкін. Мұрағат саласы заманға сай түбегейлі өзгерісті қажет етеді және де басқару, нормативтік базаны жетілдіру, мұрағат саласын автоматтандыру, материалдық-техникалық жабдықтармен қамтамасыз ету, кадрлық әлеуетті дамыту сияқты саланың барлық бағыты басты назарда ұсталатын болады. Өйткені, жоғалған, дұрыс сақталмаған мұрағат құжаттарын қайта қалпына келтіру әсте мүмкін емес, отандық тарих беттеріндегі «ақтаң­дақтардың» пайда болу қаупі осыдан. Төл тарихымызды жинақтап, сақтап, өткенді бүгінмен, бүгінді ертеңмен сабақтастырып отырған алтын арқаудың үзілмей, жалға­суына мемлекеттік қолдаумен қатар, әр адам өзінің азаматтық үлесін қосып отырса, құба-құп. Мұрағат ісі Мұзды мұхитқа кеме салғанмен бірдей өте күрделі, өте көп тер төгуді талап ететін сала болғандықтан солай еткен бәріміздің мерейімізді өсіреді. Ғазиза ИСАХАН, Байланыс және ақпарат агенттігі Мұрағат ісі және құжаттама басқармасының басшысы.