Архив ісінде алаң көп

Архив қалай қатталады

Мемлекет тарапынан архив саласына ерекше көңіл бөлініп, 22 желтоқсан Архившілер күні болып жариялан­ғаны белгілі. Ел тарихын түгендеуде «Архив-2025» кешенді бағдарламасы іске қосылып, шетелдерден Қазақстан тарихына қатысты қаншама құнды құжаттар елімізге әкелінді. Қолға алын­ған іс-шаралар туралы айтылып та, жазылып та жүр.

Ұлттық архив қорла­рын жинақ­тау көздері ретінде еліміздің ­­285 ұйы­мы тіркелген, оның 144-і – ел­ор­дада ор­наласқан Орталық мемлекет­тік органдар. Сондықтан Ұлттық архив мамандары құжаттарды дұрыс сақ­тау ісін­де оларға әдістемелік көмек көр­сету үшін министрліктер мен ведом­ство­ларға үнемі барып тұрады. Өйт­кені мемлекеттік ұйымдарда құжат­тар­ды сақтау мерзімі – 15 жыл, одан кейін ­олар Ұлттық архивке беріледі. Ұлттық ­архив құрылғалы бері 18 жыл ішінде біздің мамандар ведомстволық құжат­тарды сақтау талаптарын үнемі тексеріп келеді. Бұл өте маңызды мәселе, өйт­кені құжаттар «ауырып қалуы», «түр­лі вирустар жұқтыруы» мүмкін. Бұған жол бермеу үшін қауіпсіздік жағдайларын, атап айтқанда, температура мен ылғалдылықты қамтамасыз ету қажет. Өкінішке қарай, кей мекемелерде бұл талаптар сақталмайды. Бір жерде қоймаға арналған тиісті орынжай белгіленбейді, енді бір ведомстволарда кадрлар тым жиі ауысады немесе тұрақты архившінің жоқтығы құжаттардың сақталуына кері әсерін тигізеді. Осы орайда айта кету керек, қазіргі таңда Ұлттық архив тұрақты сақтау мерзіміндегі құжаттардың үлгісі деуге әбден болады. Архивте заманауи тұрғыда жабдықталған 19 қойма бар. ­Ол сондай-ақ осындай ұқыптылықты өзі­нің жинақтау көздерінен, яғни мемлекет­тік органдардан да талап етеді. Ұлттық ­архивте сараптамалық-тексеру комиссиясы (СТК) жұмыс істейді, бұл комиссияға жинақтау көздері – ұйымдар істер номенклатурасын, тізімдемелерді, құжаттарды жоюға арналған актілерді келісуге жібереді.

СТК-ге ұйымдардан келіп түскен материалдардан біз ведомстволық ар­хив­шілердің өрескел қателіктерін жиі көреміз. Бұл жағдайда біз оларға құ­жаттарды қайтадан өңдеуге қай­та­ра­мыз. Әрине, қаншама күш, уақыт пен жүй­ке рәсуа болады, бірақ амал жоқ. Мұн­дай кемшіліктерді болашақта азайту үшін ведомстволық архившілерге арнап семинарлар ұйымдастырып, осы тақырыптарды талқылап отыруды дәстүрге айналдырғанбыз.

Ұлттық архив қорының құжатта­рын сақтаудың басқа да мәселелері бар. Қазір ақылы қызметтер нарығын­да ғылыми-техникалық сараптама­ны, мемлекеттік органдардың құжатта­рын өңдеуді, кейіннен Ұлттық архивте сақтау үшін тапсыру жұмыста­рын көбіне мамандандырылма­ған компаниялар орындайды. Олар құжат түпнұсқаларының орнына көшір­мелерді, беттері ретсіз немесе мүлдем жоқ, дұрыс тігілмеген істерді тұрақты сақтауға тапсыруға тырысады. Әрине, сапасыз өңделген құжаттарды Ұлттық архив сақтауға қабылдамайды, сондай-ақ қайта пысықтауға жібереді. Екінші жағынан, мемлекеттік органдардың өзінде архивтік құжаттардың барлық қоймасы талаптарға сәйкес келмейді. Мысалы, құжат сақтайтын бөлмеде терезелер болмауы керек, құжаттарға күн сәулесі түспеуге тиіс. Қажет болса, саңырауқұлақтар мен басқа аурулар­дан «емдеп», санитарлық өңдеу жүргізі­луі шарт. Архившілер құжаттардың «сау» екеніне көз жеткізген кезде ғана олар­ды сақтауға алады. Дәл осындай жұ­­мыс ведомстволық архивтерде де жүр­гі­зілуге тиіс, өйткені мемлекеттік орган­­дардың архивінде жатқан 15 жыл ішін­де құжаттар небір вирус жұқты­руы мүмкін.

Көбіне архившілер істер номен­кла­турасының маңыздылығын дұрыс түсін­бейді, оған бекітілген ережелерге қайшы келетін әртүрлі әріптік және сандық мәндерді оңды-солды қоса бе­реді. Бұл тәсілдің қауіптілігі мынада: біраз уақыттан кейін жұмысқа жаңа адамдар келгенде, дұрыс емес номенклатурасы бар құжаттарды архивтен табу мүмкін болмайды. Әрине, мұн­дай мәселелерді бір семинар аясында ­шешу мүмкін емес. Сондықтан Ұлт­­тық архив­те біліктілікті артты­ру ор­талығы жұмыс істейді. Орталық құ­рылғалы еліміздің түкпір-түк­пірінен 500-ге жуық архивші мен іс жүргізуші сертификат алды.

Құжаттар да қамқорлыққа зәру

Егер архив қызметкері өз бетінше ғылыми сараптама жүргізе алмаса, өз қолымен істі тіге алмаса, оны нағыз архивші деп санау қиын. Сондықтан біз ведомстволық архившілердің басын қосып, жиі-жиі практикалық сабақтар өткізіп тұрамыз. Семинарларда қандай құ­жаттарды сақтау керек, қайсысын сақ­тамау керек, құжаттарды қалай дұрыс қа­лыптастыру қажет, қалай тігу керек, соны көрсетеміз. Сол мақсатта Ұлттық архив пен ведомстволық архивтер арасында өзара тұрақты байланыс орнатамыз. Мемлекеттік органдардағы архившілер өз проблемаларымен өз­дері жалғыз қалмауы керек. Өйткені архивші мамандығы – бұл кәсіп, бұл жүректің таңдауы. Жалақының төмен­дігіне қарамастан, біздің мамандар бұл жұмысқа жан дүниесін салады.

Құжаттар да адам сияқты, олар да үнемі қамқорлыққа зәру. Сонымен қатар сақтау талаптары үнемі өзгеріп оты­рады. Кейбір құжаттарды қағазда сақ­таудың қажеті жоқ, олардың басым бөлігі электронды форматта сақ­тауға ауыстырылады. Тіпті дамыған ел­дерде де маңызды құжаттарды тек элек­тронды түрде сақтау туралы ше­шім қабылданған жоқ. Тұрақты сақ­тау мерзімі бар құжаттар әлі де қағаз­да электронды нұсқасымен бірге сақ­та­лады және оны өте мұқият қарау керек.

Бүгінгі тәжірибеде кез келген қыз­меттік құжаттың өмірі екі циклдан тұ­рады: Белсенді цикл (құжатты жасау, оны өңдеу, адресатқа жіберу, мекемеге түсу, оны қарау және орындау). Пассив цикл (орындалған құжатты есептен шығару және архивке беру, оны сақтау).

Қазір бизнес-үдерістерді талдауға және халықаралық стандарттар негі­зін­де басқару функцияларын құжат­та­ма­лық қолдауды ұйымдастыруға ­үлкен мән беріледі. Бұл туралы Қазақстан Пре­зи­денті Қ.Қ.Тоқаевтың 2022 жыл­ғы 13 сә­уірдегі №872 «Мемлекеттік аппа­рат­тың қызметін бюрократиялан­ды­ру жөніндегі шаралар туралы» Жар­лығында да айтылған. Онда монито­ринг пен талдауды, оның ішінде мемлекет­тік органдардың ішкі әкімшілік рәсім­дерін зерделей отырып және тиісті құқық­тық актілердің қайта қаралуын қамтама­сыз етіп, ішкі бизнес-процестерге кешенді реинжиниринг жүргізуді қамтамасыз ету жөнінде нақты келтірілген.

Сақтасаң сақталады

Қазіргі уақытта бұл бағытта Мәде­ниет және ақпарат министрлігінің Архив, құжаттама және кітап ісі коми­теті НҚА-ға өзгерістер енгізу бо­йын­ша үлкен жұмыс жүргізуде. Біз, архив­­шілер, осы бағыттарға белсенді қатысып, ұсыныстар енгізуіміз керек. Бүгінде іс-қағаздарында жасалып жат­қан нәрсе бірнеше онжылдықтан ке­шіктірмей архивке түседі. Сондық­тан ведомстволық сақтау деңгейін­дегі сапаға басты назар аударылуы қа­жет. Бұл құжаттардың толықтығы мен физикалық жай-күйі, сондай-ақ қажет болған жағдайда оларды емдеу, құжаттардың құндылығы­на уақтылы сараптама жүргізу мәселе­ле­рі болмақ. Қазір барлық архивте электрондық құжаттар бойынша да мәселе бар. Егер ештеңе жасалмаса, қандай да стандарттауға тырыспаса және электрондық құжаттарды пайдалану мен сақтауды ретке келтірмесе, болашақта архивтер «электрондық археологиямен» айналысуға мәжбүр болады. Ал елдің тарихи жадында электронды құжаттар массасының жо­ғалуына байланысты алып бос кеңістік пайда болады деген қауіп туындайды.

Мекемелер шынайы, сенімді және қолдануға жарамды құ­жаттарды құ­руы және сақтауы, сондай-ақ осы құжат­тар­дың тұтастығын қажетті уақыт ішін­де қорғауы керек. Бұдан басқа, Ұлттық архив қоры еліміз үшін маңызы бар ше­тел­дік мұрағат құжаттарымен толық­ты­ры­лады. 2022 жылы «Архив-2025» ке­шен­ді жобасы аясында 14 мемлекетке барып, Қазақстан тарихына қатыс­ты 7000 құжат әкелінді. Қазіргі таңда құжат­­тардың электрондық формат­та сақ­­талуын қамтамасыз ететін е-Архив ақпа­раттық жүйесінің жұмысын жандандыру бағытында біраз жұмыс жүргізіліп жатыр.

Біз бұл мақалада «Мемлекет маған не береді деп емес, мен мемлекетке не беремін» деген қағида тұрғысынан әрбір ведомстволық архивші мен архив қызметкерлерінің тікелей өзде­ріне қатысты факторларды қозғауға тырыстық. Иә, мемлекет архив ісін дамытуда көптеген шараны қабылдап жатыр. «Архив ісінің үздігі» төсбелгісін тағайындап, бүкіл саналы ғұмырын осы салаға арнаған шын мамандардың еңбегін бағалап келеді. Сондықтан біз де архив ісін ғылыми түрде дамытып, құжат айналымын бірізділікке түсіру жолында аянбай тер төгуіміз қажет.

Сағила Нұрланова,

Қазақстан Республикасы Ұлттық архивінің директоры