Қазіргі жағдай түбегейлі экономикалық, әлеуметтік-саяси реформаларға байланысты сақталатын құжаттама көлемінің қарқынды өсуімен сипатталады. Атап айтқанда, мемлекеттік ұйымдарды қайта ұйымдастыру және тарату процесі айтарлықтай ауқымды құжаттарды мемлекеттік мұрағаттарға мерзімінен бұрын беруге алып келді. Тек 1991 жылдан бастап Ұлттық архив қоры әртүрлі тасымалдаушылардағы (басқару, кинофото және дыбыс жазбалары, ғылыми-техникалық, басқа да арнайы құжаттама) 7,9-дан 15,1 млн. іске дейін ұлғайды [1].
Құжаттар қызмет бағыты мен ұйымдық-құқықтық нысанына қарамастан кез келген ұйымда басқарудың негізгі құралы болып табылады. Ақпарат оған ұйымдық пішін беретін және уақыт пен кеңістікте қозғалатын құжаттарда жазылады. Басқару шешімдерінің негізінде құжаттар мен құжаттық ақпараттар жатыр. Құжаттарды басқарудың тиімділігі, осылайша, ұйымды басқарудың тиімділігін анықтайды.
Мекеменің қызметі қаншалықты әр түрлі болса да, ол қандай нақты жұмыс атқарса да, қағаз дайындау және басқа да іс қағаздарын жүргізу онда маңызды орын алады. Дұрыс кеңсе жұмысы мекеменің барлық операцияларын дәл белгілеуі керек. Құжаттарды сақтау кез-келген анықтама ең жылдам жасалуы үшін осындай жүйе бойынша жүргізілуі керек. Сонымен, ішкі Құжаттама жүйесі жылдам бақылауға мүмкіндік беруі керек [2, 57-61 бб.].
Кәсіпорында дербес құрылымдық бөлімше (кеңсе, Жалпы бөлім, хатшылық), сондай-ақ жекелеген қызметкерлерге (хатшы-референт) ұсынылуы мүмкін басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету қызметі заңды күші бар және толық жиынтықтағы дұрыс ресімделген құжаттарды ғана өңдеуге қабылдауы тиіс. Әйтпесе, құжаттар маңыздылығын жоғалтады және алдын-ала тағайындалған рөлді орындай алмайды, бұл кейде белгілі бір кәсіпорынның жұмысын қиындатады.
Нормативтік және құқықтық актілерге сәйкес құжаттармен жұмысты енгізу. Білім берудің басынан бастап кейінгі жұмысқа дейінгі кеңсе жұмысының негізі нормативтік-әдістемелік база болып табылады.
Нормативтік база құжаттармен байланысты барлық жұмыс процестерін реттейді. Сондықтан процесте туындайтын құжаттамалық қамтамасыз етуге байланысты барлық мәселелер ҚР заңдарымен, жіктеуіштермен, белгілі бір ұйымның іс жүргізу нұсқауларымен реттеледі [3].
«Ұлттық архив қоры және архивтер туралы» Қазақстан Республикасының Заңы 1998 жылғы 22 желтоқсанда қабылданды [4].
Ел тарихындағы алғашқы Архив заңының тұжырымдамалық құрамдас бөлігі таяу және алыс шет мемлекеттерде архив ісін дамыту тәжірибесіне негізделеді және мынадай үш бірдей міндетті шешуге бағытталған: Қазақстан Республикасы Ұлттық архив қорының құжаттарын мемлекеттік сақтауға қабылдау; олардың сақталуын қамтамасыз ету; мемлекеттің, қоғамның және азаматтардың мүдделерінде пайдалану.
ҚР архивтері негізге алып келген нормативтік-құқықтық актілер:
- 2000 жылғы 17 сәуірде қабылданған «Ұйымдастырушылық-өкімдік құжаттарды ресімдеуге қойылатын уақытша талаптар»;
- 2003 жылғы 29 сәуірдегі № 33 бұйрығымен бекітілген (мемлекеттік тіркеу № 2331 2003 жылғы 2 маусымдағы) «Қазақстан Республикасының мемлекеттік ұйымдарында құжаттау мен құжаттаманы басқарудың үлгілік қағидалары»;
- Қазақстан Республикасы Мәдениет, ақпарат және спорт министрінің 2005 жылғы 18 шілдедегі № 203 бұйрығымен бекітілген Сақтау мерзімдері;
- 2000 жылғы 26 желтоқсандағы № 83 бұйрығымен (мемлекеттік тіркеу нөмірі 2001 жылғы 10 қаңтардағы № 1355) бекітілген «Қазақстан Республикасы Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын мемлекеттік заңды тұлғалардың ведомстволық мұрағаттарында уақытша ведомстволық сақтаудың тәртібі мен мерзімдері туралы нұсқаулық»;
- «Қазақстан Республикасының Ұлттық ақпараттық инфрақұрылымын қалыптастыру мен дамытудың мемлекеттік бағдарламасы туралы» Қазақстан Республикасы Президентінің 2001 жылғы 16 наурыздағы № 573 Жарлығы;
- «Қазақстан Республикасында «электрондық үкіметті» қалыптастырудың 2005-2007 жылдарға арналған мемлекеттік бағдарламасы туралы» Қазақстан Республикасы Президентінің 2004 жылғы 10 қарашадағы № 1471 Жарлығы;
- «Электрондық құжат және электрондық цифрлық қолтаңба туралы» Қазақстан Республикасының Заңы, т.б.
ҚР Тұңғыш Президенті Елбасы Н.Ә. Назарбаевтың «Ұлы даланың жеті қыры» мақаласында айтылған «Архив 2025» бағдарламасы аясында ҚР Орталық Мемлекеттік архиві құжаттарды электронды тізімге енгізу, іздестірудің жаңартылған жүйесін қалыптастыру, көне жазбаларды санитарлық нормаларға сай сақтау, түпнұсқаларды келешек ұрпаққа жеткізу бағытында жасаған «Архив – 2025» бес жылдық жоспары бойынша қазір отандық архивтер жұмыс жасап жатыр [5]. Сонымен қатар, «Цифрлы Қазақстан» бағдарламасы аясында архив қорындағы 1,5 миллион құжатты сандық форматқа ауыстыру процесі кезең-кезеңмен жүргізілуде. Аталған бағыттарда жұмыстарды жүргізетін мамандардың біліктерін арттыру мақсатында елімізде және алыс-жақын шетелдерде тәжірибелерін арттырып отырады.
Абыт Бағжан Оңалбайқызы
Орталық Мемлекеттік Архиві. Архивтік құжаттарды қалпына келтіру және цифрландыру бөлімінің IT архивисті
Пайдаланылған әдебиеттер:
- ҚР Мәдениет және спорт министрлігінің «Орталық мемлекеттік архив» РММ ресми сайты. http://www.cga.kz/index.php?module=Start
- Малков И.А. Анализ и совершенствование системы документационного обеспечения управления в ООО «Бюро Оценки, Экспертизы и Страхования. – Челябинск: ЮУрГУ, ЭУ-465, 13 ил., 6 таб., 124с.
- Адельгужин А. Нормативно-правовая база по документированию и архивному делу. http://www.cga.kz/index.php?module=publications&do=View&id=2&page=5
- Ұлттық архив қоры және архивтер туралы Қазақстан Республикасының 1998 жылғы 22 желтоқсандағы N 326-I Заңы. https://adilet.zan.kz/kaz/docs/Z980000326_
- Архив – рухани жаңғырудың бастауы. Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрлігі «Орталық мемлекеттік архив» РММ директоры А. Қарымсақовпен сұхбат. https://egemen.kz/article/264767-arkhiv-%E2%80%93-rukhani-dganhghyrudynh-bastauy
